Φανταστείτε αυτό το σενάριο: ο υπεύθυνος αγορών σας ελέγχει το απόθεμα, αναφέρει ότι το απόθεμα είναι χαμηλό και δίνει μια παραγγελία στον κατασκευαστή. Αυτό που ο διευθυντής δεν κάνει εκ των προτέρων είναι να συμβουλευτεί το τμήμα οικονομικών. Χωρίς να γνωρίζει την κατάσταση των ταμειακών ροών ή των εισπρακτέων λογαριασμών, αυτός ο αγοραστής δεν έχει ιδέα εάν αυτή η παραγγελία θα ασκήσει προσωρινή πίεση στους οικονομικούς πόρους της εταιρείας.
Μία από τις προκλήσεις ενός όλο και πιο απομακρυσμένου εργατικού δυναμικού είναι η αντιμετώπιση των αναποτελεσματικών μεθόδων επικοινωνίας. Αντί για περιστασιακές συνομιλίες γύρω από το ψυγείο νερού, μεγάλο μέρος της σημερινής επικοινωνίας αντιμετωπίζεται μέσω προγραμματισμένων βιντεοκλήσεων ή εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων. Αυτές οι τεχνικές μπορεί να λειτουργούν στο ίδιο τμήμα, αλλά τι γίνεται αν χρειαστεί να συνεργαστείτε με άτομα σε άλλα τμήματα;
Δυστυχώς, σε ορισμένες εταιρείες, οι ομάδες χρηματοδότησης λειτουργούν στο κενό. Πληρώνουν λογαριασμούς και εισπράττουν πληρωμές, αλλά έχουν περιορισμένη πρόσβαση σε ή από άλλα τμήματα. Ακόμη και τα ανώτερα στελέχη συχνά δεν συνειδητοποιούν πόσο πολύτιμος πόρος μπορεί να είναι η χρηματοδότηση για δραστηριότητες εκτός του άμεσου επιχειρηματικού χώρου. Αλλά όταν μια εταιρεία χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένες διαδικασίες για τον συντονισμό όλων των τμημάτων, η αποτελεσματικότητα στα οικονομικά και τη λογιστική γίνεται ευρέως διαδεδομένη.
Ας δούμε μερικά δυνατά παραδείγματα:
Αύξηση της ακρίβειας εκπλήρωσης της παραγγελίας
Η παραδοσιακή μέθοδος εκπλήρωσης παραγγελίας περιλαμβάνει έναν λογαριασμό ή έναν εκπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών που λαμβάνει μια παραγγελία από έναν πελάτη και εισάγει με μη αυτόματο τρόπο αυτές τις πληροφορίες στο σύστημα πριν από την εκπλήρωση της παραγγελίας.
Ωστόσο, ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης παραγγελιών μπορεί να εξαλείψει αυτό το βήμα. Ο πελάτης χρησιμοποιεί απλώς τον ιστότοπο ή την εφαρμογή σας για να υποβάλει απευθείας την παραγγελία του, εξαλείφοντας τον κίνδυνο μη ακριβούς μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων (ή επανεισαγωγής), με αποτέλεσμα την ακριβέστερη εκπλήρωση. Επιτρέπει επίσης στους CSR σας να είναι κάτι περισσότερο από λήπτες παραγγελιών και να επικεντρώνονται στην παροχή εξαιρετικής εξυπηρέτησης πελατών.
Απλοποίηση και βελτιστοποίηση αγορών
Με ένα χειροκίνητο σύστημα, είναι δύσκολο να παρακολουθήσετε ακριβώς τι παραγγέλθηκε, πότε, από ποιον και την εκτιμώμενη ώρα άφιξης. Όλα τα μη αυτόματα βήματα και η εισαγωγή δεδομένων μπορεί να καθυστερήσουν τη διαδικασία έγκρισης που επιτρέπει αυτές τις αξιώσεις δαπανών.
Χρησιμοποιώντας μια αυτοματοποιημένη λύση, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο κάθε παραγγελίας από την αρχή μέχρι το τέλος. Μπορείτε να περιορίσετε τις αγορές προμηθειών σας σε προεγκεκριμένους προμηθευτές για να εξασφαλίσετε έγκαιρη και ακριβή πληρωμή και να αντιστοιχίσετε εύκολα παραγγελίες με τιμολόγια για να εξασφαλίσετε έγκαιρη και ακριβή πληρωμή, όπως ο μέσος χρόνος παράδοσης και τα επίπεδα αποθέματος, ώστε να είστε πιο αποτελεσματικοί στην παραγγελία αποθεμάτων σας επεξεργάζομαι, διαδικασία.
Διατήρηση εξαιρετικών σχέσεων με προμηθευτές
Δεν είναι απογοητευτικό το γεγονός ότι ένας προμηθευτής με εξαιρετικό προϊόν και γρήγορο χρόνο παράδοσης δεν δίνει προτεραιότητα στην παραγγελία σας λόγω αναποτελεσματικών διαδικασιών, συμπεριλαμβανομένων των έγκαιρων πληρωμών. Στην πραγματικότητα, μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στην εφοδιαστική αλυσίδα, όπως καθυστερήσεις στην παραλαβή των υλικών και των προμηθειών που χρειάζεστε, γεγονός που μπορεί να εμποδίσει την ικανότητά σας να εκπληρώσετε τις παραγγελίες των δικών σας πελατών.
Μια αυτοματοποιημένη λύση από την προμήθεια έως την πληρωμή μπορεί να βελτιώσει τις σχέσεις σας με τους προμηθευτές. Αυτό όχι μόνο διευκολύνει την παραγγελία προμηθειών σας (όπως αναφέρθηκε παραπάνω), αλλά μπορεί επίσης να εξασφαλίσει ότι θα πραγματοποιήσετε τις πληρωμές σας έγκαιρα, γεγονός που εξασφαλίζει την αναπλήρωση. τα δικα σου δίνει σειρά προτεραιότητας.
Επιπλέον, η αυτοματοποίηση μπορεί να σας επιτρέψει να συλλέξετε τα απαραίτητα νομικά έγγραφα από τους προμηθευτές για να επιταχύνετε τη διαδικασία ενσωμάτωσης προμηθευτή, μειώνοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων και δίνοντάς τους άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες και τα τιμολόγιά τους ανά πάσα στιγμή. Και δεν θα χάσετε ποτέ μια ανανέωση συμβολαίου, επειδή το σύστημα σας ειδοποιεί αυτόματα για τις επερχόμενες ημερομηνίες ανανέωσης.
Για να παρέχει την καλύτερη εμπειρία στον πελάτη
Η ζωή της επιχείρησής σας εξαρτάται από την ικανοποίηση του πελάτη. Εάν υπάρχουν προβλήματα με την τιμολόγηση, τη συλλογή πληρωμών ή τις επιστροφές χρημάτων, το επίπεδο ικανοποίησης των πελατών σας θα μειωθεί και αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να προβούν σε αγορά την επόμενη φορά που θα αγοράσουν.
Οι πελάτες εκτιμούν τα έγκαιρα τιμολόγια και τα διάφορα εργαλεία αυτοεξυπηρέτησης, όπως διαδικτυακές πύλες που διευκολύνουν την πληρωμή και την ενημέρωση παραγγελιών και άλλων πληροφοριών. Και σας ωφελεί περισσότερο από την ικανοποίηση και την αφοσίωση των πελατών. Με τις πληροφορίες που μπορείτε να συλλέξετε από το σύστημα, θα έχετε μια σαφέστερη εικόνα των αναγκών, των προτιμήσεων και του όγκου των επιχειρήσεων κάθε πελάτη που παρέχει. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να τους προσφέρετε προνόμια, όπως εκπτώσεις για την πρόωρη εξόφληση των τιμολογίων τους, χονδρικές χρεώσεις και άλλα – ακόμη και για να μάθετε ποια άλλα προϊόντα μπορεί να τους ενδιαφέρουν.
Ενίσχυση της υποστήριξης πελατών
Οι πελάτες που επικοινωνούν μαζί σας για υποστήριξη είναι πιθανότατα ήδη απογοητευμένοι με κάτι. Θέλετε οι CSR σας όχι μόνο να λύνουν γρήγορα το πρόβλημα, αλλά και να παρέχουν μια εξαιρετική εμπειρία. Για αυτό, πρέπει πρώτα να μεταφέρετε το θέμα στο σωστό άτομο χωρίς καθυστέρηση. Εάν υπάρχει ένα εισερχόμενο email για όλα τα ερωτήματα εξυπηρέτησης πελατών, κάποιος πρέπει να ελέγξει κάθε email και να τα δρομολογήσει χειροκίνητα στο σωστό άτομο, γεγονός που οδηγεί σε μεγάλες καθυστερήσεις στην απόκριση των πελατών. Δεν είναι επίσης αποτελεσματική χρήση του χρόνου των υπαλλήλων σας.
Η λύση είναι να έχετε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία που δρομολογεί τα ερωτήματα εξυπηρέτησης πελατών στην κατάλληλη ΕΚΕ ή μέλος του προσωπικού. Μπορούν να δημιουργηθούν προκαθορισμένα πρότυπα email που λειτουργούν για τα περισσότερα ερωτήματα πελατών. Επίσης, η KSM έχει πρόσβαση στους λογαριασμούς πελατών, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων παραγγελίας και πληρωμής τους, πριν απαντήστε σε μια κλήση ή ένα email.
Τέλος, αναλύοντας τα δεδομένα που συλλέγει το σύστημα, μπορείτε να αναπτύξετε απαντήσεις στα πιο συνηθισμένα προβλήματα και να ενσωματώσετε αυτές τις πληροφορίες στις επιχειρηματικές διαδικασίες της εταιρείας σας, στη βάση γνώσεων ΕΚΕ, ακόμη και σε ενημερώσεις προϊόντων για την εξάλειψη αυτών των προβλημάτων στο μέλλον.
Επιτάχυνση επιχειρηματικής ανάπτυξης και ταμειακών ροών
Ο στόχος κάθε εταιρείας είναι να αναπτυχθεί και η βιώσιμη ανάπτυξη απαιτεί υγιείς ταμειακές ροές. Για να επιτευχθεί αυτό, χρειάζεστε μια ακριβή, λεπτομερή εικόνα των οικονομικών της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των παραγγελιών, των πληρωτέων λογαριασμών, των απαιτήσεων και των ταμειακών ροών, καθώς και όλων των διαφορετικών τμημάτων και συστημάτων που ασχολούνται με τέτοιες πληροφορίες. Αυτό μπορεί να είναι συντριπτικό όταν χρησιμοποιείτε ένα χειροκίνητο σύστημα.
Με μια αυτοματοποιημένη λύση, όλα αυτά τα δεδομένα είναι εύκολα προσβάσιμα στο οικονομικό τμήμα, επιτρέποντάς του να διεξάγει αναλύσεις, να προσδιορίζει τις τρέχουσες τάσεις και να προβλέπει μελλοντικά κόστη και ανάπτυξη.
Η αυτοματοποίηση στα οικονομικά βοηθά ολόκληρη την εταιρεία
Η αυτοματοποίηση των χρηματοοικονομικών διαδικασιών (γνωστός και ως οικονομικός μετασχηματισμός) δημιουργεί ένα φαινόμενο κυματισμού σε όλη την εταιρεία. Εκτός από το να κάνει τους λογαριασμούς εισπρακτέους και πληρωτέους λογαριασμούς πιο αποτελεσματικούς, η αυτοματοποίηση βοηθά στις πωλήσεις, τη διαχείριση και εκπλήρωση παραγγελιών, τις προμήθειες και την υποστήριξη πελατών.
Έτσι, όταν ο υπεύθυνος αγορών σας πάει να υποβάλει την επόμενη παραγγελία για προμήθειες ή περισσότερο απόθεμα, θα έχει μια σαφή εικόνα των πωλήσεων, των τάσεων, των προβλέψεων και των ταμειακών ροών, βελτιστοποιώντας τη διαδικασία παραγγελίας. Θα γνωρίζουν ότι οι ενέργειές τους μπορεί να προκαλέσουν πιθανά προβλήματα σε άλλους – χωρίς να χρειάζεται να σταματήσουν και να συμβουλευτούν συναδέλφους από διαφορετικά τμήματα. Θα έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να λάβουν μια τεκμηριωμένη απόφαση.
Το αποτέλεσμα δεν θα είναι μόνο ισχυρότερες εσωτερικές σχέσεις μεταξύ τμημάτων και υπαλλήλων, αλλά και πιο ευτυχισμένοι πελάτες που απολαμβάνουν την εμπειρία της εταιρείας, καλύτερες σχέσεις με τους προμηθευτές και υγιέστερες ταμειακές ροές.