Περίληψη πολιτικής
1 – Ο έλεγχος των δαπανών διαφήμισης, μάρκετινγκ και επικοινωνίας (AMC) διασφαλίζει ότι όπου τα χρήματα των φορολογουμένων δαπανώνται για κρατικές επικοινωνίες, είναι οικονομικά αποδοτικά, συντονισμένα και αντικατοπτρίζουν λειτουργικά πρότυπα και επαγγελματικές βέλτιστες πρακτικές.
2 – Οι έλεγχοι δαπανών της AMC δεν αντικαθιστούν ούτε υπερισχύουν των πολιτικών και διαδικασιών προμηθειών ή διαχείρισης οποιασδήποτε άλλης κυβέρνησης ή υπηρεσίας.
Ποιο είναι το πεδίο εφαρμογής αυτού του ελέγχου;
3 – Ο έλεγχος AMC αναφέρεται στους ακόλουθους τύπους κόστους:
- διαφήμιση, συμπεριλαμβανομένων: κόστος μέσων αμοιβή και προμήθεια για αγορά μέσων. Σχεδιασμός πολυμέσων και καναλιών (σε όλα τα κανάλια, συμπεριλαμβανομένης, ενδεικτικά, της τηλεόρασης, του ραδιοφώνου, του κινηματογράφου, του βίντεο και του βίντεο κατ’ απαίτηση (VOD), ήχου, εντός εφαρμογής, κινητής τηλεφωνίας, ψηφιακής οθόνης, πληρωμένης αναζήτησης και πληρωμής ανά κλικ (PPC), κοινωνικά μέσα ενημέρωσης, εκτός σπιτιού (συμπεριλαμβανομένου του περιβάλλοντος), έντυπα, Τύπος και διαφήμιση)·
- δραστηριότητες μάρκετινγκ, συμπεριλαμβανομένων: δημιουργικής ανάπτυξης και παραγωγής· Σχεδιασμός και επωνυμία· άμεσο μάρκετινγκ και μάρκετινγκ σχέσεων. email marketing? προγράμματα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων. τηλεμάρκετινγκ? Γραμμές βοήθειας εκστρατειών· μάρκετινγκ για κινητά και SMS· μάρκετινγκ θυγατρικών? μάρκετινγκ προσλήψεων· μάρκετινγκ χορηγιών? πεδίου ή βιωματικού μάρκετινγκ· μάρκετινγκ περιεχομένου· Influencer και affiliate marketing· εμπορικές συναλλαγές; προγραμματισμός που χορηγείται από διαφημιστές. οπτικοακουστική δραστηριότητα· αποθήκευση, εκτύπωση και διανομή υλικού μάρκετινγκ·
- στρατηγική επικοινωνίας, σχεδιασμός, δοκιμή και ανάπτυξη ιδεών και προτάσεων·
- κοινωνική, οικονομική και έρευνα αγοράς που ενημερώνει δραστηριότητες επικοινωνίας, μάρκετινγκ και διαφήμισης, συμπεριλαμβανομένων των ερευνών·
- ανάλυση και αξιολόγηση των δραστηριοτήτων επικοινωνίας, μάρκετινγκ και διαφήμισης·
- εκτύπωση και δημοσίευση διαφημιστικού, μάρκετινγκ και διαφημιστικού υλικού εκτός εάν απαιτείται από τις κύριες διαταγές του Κοινοβουλίου·
- Εξωτερικές εκδηλώσεις εκστρατείας και επικοινωνίας, εξαιρουμένης της εκπαίδευσης (π.χ. εκδηλώσεις έναρξης).
- Δραστηριότητες δημοσίων σχέσεων (PR), συμπεριλαμβανομένων των διαβουλεύσεων, των ενδιαφερομένων και δημόσιων εκδηλώσεων και η δημοσιότητα σχετικά με τις αμοιβές των πρακτορείων· και
- ψηφιακή δραστηριότητα, συμπεριλαμβανομένων: ανάπτυξης ιστότοπου καμπάνιας και εφαρμογής.
Κατώφλι
4 – Ο έλεγχος ισχύει για οποιαδήποτε καμπάνια, πρόγραμμα ή έργο που περιλαμβάνει δαπάνες διαφήμισης, μάρκετινγκ ή επικοινωνίας 100.000 £ ή περισσότερο (χωρίς ΦΠΑ) σε ένα οικονομικό έτος – ακόμη και αν το μεμονωμένο στοιχείο είναι μικρότερο από το όριο έγκρισης.
Επεξεργάζομαι, διαδικασία
5 – Η διαδικασία αίτησης έγκρισης για δραστηριότητες διαφήμισης, μάρκετινγκ και επικοινωνίας περιγράφεται στον ιστότοπο της GCS.
6 – Οι οργανισμοί ενθαρρύνονται να ασχοληθούν έγκαιρα με το GCS, συμπεριλαμβανομένης της κοινής χρήσης της εργασίας του έργου πριν από την επίσημη υποβολή, για να διασφαλιστεί η έγκαιρη απόφαση.
7 -Το GCS θα:
- προσπαθήστε να επιστρέψετε την απόφαση στα τμήματα εντός της περιόδου της Συμφωνίας Επιπέδου Υπηρεσιών (SLA) εντός 21 ημερολογιακών ημερών από την ημερομηνία επίσημης υποβολής της αίτησης και να κοινοποιήσετε τυχόν αλλαγές σε αυτήν την SLA (για παράδειγμα, όταν μια κοινοβουλευτική αργία ή υπουργικές αλλαγές μπορεί να παρατείνει την περίοδο)· και
- Επικοινωνήστε με οργανισμούς τακτικά μετά την αποδοχή μιας υποβολής για να εξασφαλίσετε μια «προσέγγιση έκπληξη».
8 – Για όλες τις εγκεκριμένες δαπάνες, οι οργανισμοί πρέπει να υποβάλουν μια έκθεση αξιολόγησης στο τέλος του έτους στο GCS που προσδιορίζει την επιτυχία της δραστηριότητας σε σχέση με τους στόχους της και κάνει συστάσεις για μελλοντική δράση. Οι αναφορές πρέπει να υποβάλλονται στη διεύθυνση [email protected].
9 – Η έγκριση δαπανών μπορεί να υπόκειται στην εκπλήρωση ειδικών προϋποθέσεων. Αυτά θα οριστούν στην επιστολή απόφασης που θα αποσταλεί στον Διευθυντή Επικοινωνιών του οργανισμού, ο οποίος θα κληθεί να αποδεχτεί αυτούς τους όρους. Η αποδοχή οποιουδήποτε αιτήματος για δαπάνη του επόμενου οικονομικού έτους θα υπόκειται στην εκπλήρωση τυχόν προϋποθέσεων που ορίζονται σε προηγούμενες εγκρίσεις.
Πρότυπα
10 -Χρησιμοποιήστε τα πρότυπα που παρέχονται στον ιστότοπο GCS για να ζητήσετε έγκριση δαπανών διαφήμισης, μάρκετινγκ και επικοινωνίας. Οι συμπληρωμένες αιτήσεις θα πρέπει να αποσταλούν στη διεύθυνση [email protected].
11 – Όλες οι ερωτήσεις σχετικά με αυτό το στοιχείο ελέγχου θα πρέπει να αποστέλλονται στη διεύθυνση [email protected].